Gdy obsługa kadrowo-płacowa firm przez biuro rachunkowe wymaga wykonania wielu tych samych czynności dla każdego z klientów, nawet proste operacje zajmują wiele godzin każdego miesiąca. Jednak, gdy uporządkujesz przepływ informacji i ograniczysz pracę manualną, raz wprowadzone do systemu dane można wykorzystywać – od momentu ich przekazania przez klienta aż do przygotowania przelewów, dokumentów ZUS czy zapisów księgowych. Jak to działa w praktyce i jakie korzyści przynosi? Poznaj wskazówki TwentyTwentyIT.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

• które czynności kadrowo-płacowe warto zautomatyzować w pierwszej kolejności,
• jak ograniczyć liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych,
• w jaki sposób skrócić czas potrzebny na naliczanie wynagrodzeń dla wielu firm,
• jak zapewnić płynny przepływ danych od klienta do list płac i księgowości,
• jak automatyzacja pomaga biurom rachunkowym obsłużyć większą liczbę klientów bez zwiększania nakładu pracy.

Automatyzacja obsługi kadr i płac w ramach usługi outsourcingu zaczyna się przed naliczeniem wynagrodzeń

W wielu biurach rachunkowych dane potrzebne do przygotowania wypłat są nadal przesyłane pocztą elektroniczną.

• Jeden klient przekazuje arkusz z premiami,
• drugi przesyła skany wniosków urlopowych,
• a trzeci informuje o nadgodzinach w treści wiadomości.

Kadrowa musi zebrać wszystkie materiały, sprawdzić ich kompletność i ręcznie wprowadzić informacje do kartotek pracowników.

Taki model może działać przy niewielkiej liczbie klientów. Wraz ze wzrostem skali działania biura staje się jednak źródłem opóźnień i błędów. Łatwo przeoczyć załącznik, przepisać niewłaściwą wartość albo wykorzystać nieaktualną wersję zestawienia.

Samo naliczanie list płac jest standardową funkcją modułu Kadry i Płace enova365. Aby jednak przebiegało sprawnie, najpierw trzeba uporządkować sposób, w jaki informacje trafiają od klienta do systemu.

Import zmiennych składników wynagrodzenia i innych danych do naliczeń

Klienci biura rachunkowego często korzystają z własnych narzędzi do rejestrowania czasu pracy, premii, prowizji lub innych zmiennych składników wynagrodzenia. Jeżeli informacje te są przekazywane w ustandaryzowanym formacie, nie trzeba przepisywać każdej pozycji osobno.

System ERP enova365 pozwala importować dane z odpowiednio przygotowanych plików. Dzięki temu większa partia informacji może zostać wprowadzona do systemu podczas jednej operacji, a pracownik biura przechodzi następnie do sprawdzenia poprawności importu.

Warunkiem skutecznej automatyzacji jest wcześniejsze ustalenie struktury pliku. Biuro i klient powinny określić:

• jakie informacje mają być przekazywane,
• w jakim formacie,
• kto odpowiada za ich sprawdzenie przed importem.

Wyobraźmy sobie biuro rachunkowe obsługujące spółkę zatrudniającą 120 osób. Co miesiąc otrzymuje ono arkusz, zawierający premie czy prowizje. Zamiast wprowadzać kilkaset wartości do kartotek, operator importuje przygotowany plik, sprawdza raport z operacji i przechodzi do kontroli danych.

Obsługa urlopów i nieobecności

Również ważne jak zbieranie danych od klientów jest sprawne zarządzanie nieobecnościami pracowników, bo mają one bezpośredni wpływ na naliczanie wynagrodzeń.

Wniosek urlopowy nie musi przechodzić fizycznie od pracownika do kierownika, następnie do osoby administrującej kadrami u klienta, a na końcu do biura rachunkowego. Każde przekazanie dokumentu wydłuża proces i zwiększa ryzyko, że informacja dotrze zbyt późno.

Jak może przebiegać ten proces?

1. Pracownik składa elektroniczny wniosek o nieobecność za pośrednictwem Pulpitu Pracownika w enova365. Może też sprawdzić swoje dane kadrowe, informacje o czasie pracy oraz wynagrodzeniu.
2. Osoba zarządzająca zespołem przegląda i akceptuje wnioski podwładnych w Pulpicie Kierownika.
3. Urlop zostaje automatycznie naniesiony na kalendarz pracownika w systemie.
4. W trakcie naliczania wypłaty system uwzględnia zapisaną nieobecność, dlatego kadrowa nie musi ponownie jej wpisywać ani sprawdzać czy wniosek został zatwierdzony.
5. System kontroluje również dostępny limit urlopu. Jeżeli pracownik nie ma wystarczającej liczby dni, system uniemożliwi mu złożenie wniosku na dni ponad limit.
6. Pracownik może sprawdzić status złożonego wniosku, termin obowiązywania umowy oraz udostępnione informacje dotyczące zatrudnienia.

Pulpit Pracownika może służyć także do udostępniania pasków wynagrodzeń, deklaracji podatkowych i innych dokumentów. Pracownik samodzielnie pobiera potrzebne materiały bez konieczności kontaktowania się z działem kadr albo biurem rachunkowym.

Wskazówka: Dla biura oznacza to mniej dokumentów przesyłanych pocztą elektroniczną i pytań dotyczących urlopu, statusu wniosku, okresu umowy czy ponownego przesłania paska wynagrodzenia. Dane znajdują się w tej samej bazie i mogą być wykorzystane bezpośrednio podczas naliczania wypłat.

Import zwolnień lekarskich

Obsługa zwolnień lekarskich wymaga:

• terminowego pozyskania informacji,
• przypisania jej do odpowiedniego pracownika,
• uwzględnienia podczas naliczania wynagrodzenia lub zasiłku.

Jeżeli biuro obsługuje wiele firm, regularne logowanie do zewnętrznych portali i przepisywanie okresów nieobecności może zajmować znaczną część miesiąca.

System enova365 umożliwia importowanie danych o e-zwolnieniach pobranych z PUE ZUS. Dokumentacja systemu przewiduje również obsługę zwolnień skorygowanych, anulowanych oraz wymagających dodatkowego wyjaśnienia.

Po pobraniu danych system dopasowuje zwolnienie do pracownika i zapisuje odpowiednią nieobecność. Informacja trafia następnie do kalendarza oraz jest uwzględniana podczas naliczania wypłaty.

Automatyczny import nie oznacza, że operator przestaje kontrolować dokumenty. Nadal trzeba sprawdzić sytuacje nietypowe, na przykład nakładanie się zwolnienia lekarskiego na wcześniej wprowadzony urlop, korektę okresu nieobecności albo brak możliwości jednoznacznego przypisania dokumentu do pracownika.

Zmienia się jednak charakter pracy. Zamiast przepisywać każdą datę, osoba prowadząca kadry analizuje wyjątki i weryfikuje dane, które mogą mieć wpływ na prawidłowość rozliczenia.

Seryjne naliczanie wypłat dla pracowników i zleceniobiorców

Jak wspomnieliśmy wyżej, przy obsłudze wielu klientów samo naliczanie wynagrodzeń nie zajmuje zwykle najwięcej czasu. Znacznie większe znaczenie ma to, czy wszystkie informacje potrzebne do przygotowania listy płac zostały wcześniej zgromadzone i zapisane w systemie. Dopiero wtedy możliwe jest seryjne naliczenie wynagrodzeń dla większej grupy pracowników.

Jeżeli w systemie znajdują się dane pracownika, informacje o umowie, czasie pracy, nieobecnościach, dodatkach i potrąceniach, operator może zaznaczyć wszystkich pracowników i naliczyć wynagrodzenia podczas jednej operacji. Co więcej, system wykorzystuje zapisane parametry i zdefiniowane składniki wynagrodzenia do przygotowania poszczególnych wypłat.

Dlatego kluczowe znaczenie ma odpowiednia konfiguracja. Stałe dodatki, potrącenia i zasady naliczania powinny być zapisane w systemie w taki sposób, aby nie wymagały comiesięcznego ręcznego uzupełniania. Dane zmienne mogą natomiast pochodzić z importów, kalendarzy, wniosków i ewidencji czasu pracy.

Operator nadal sprawdza nietypowe przypadki i porównuje wyniki z poprzednimi okresami. Nie oblicza jednak ręcznie każdej wypłaty. Jego zadaniem jest przede wszystkim kontrola danych wejściowych i rezultatów naliczenia.

Przy obsłudze wielu firm szczególnie ważne jest prawidłowe odwzorowanie zasad obowiązujących u poszczególnych klientów. Firmy mogą stosować różne dodatki, terminy wypłat i sposoby rozliczania czasu pracy. Dobra konfiguracja pozwala uwzględniać te różnice, a jednocześnie zachować podobny sposób kontroli po stronie biura.

Przygotowanie przelewów i księgowanie wynagrodzeń

Po zatwierdzeniu list płac trzeba przekazać klientowi informacje potrzebne do wypłaty wynagrodzeń oraz zaksięgować koszty.

Na podstawie naliczonych wynagrodzeń system tworzy zobowiązania wobec pracowników. Można następnie przygotować paczkę przelewów z wynagrodzeniami i przekazać ją do bankowości elektronicznej lub Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego.

Dodatkowo dane płacowe są automatycznie wyświetlane do obszaru finansowo-księgowego. Odpowiednio przygotowane schematy pozwalają rozdzielać koszty według kont, działów, projektów lub innych wymiarów stosowanych przez klienta.

Ma to szczególne znaczenie w biurze rachunkowym, które prowadzi dla tej samej firmy zarówno płace, jak i księgi. Lista płac nie musi być wtedy osobnym dokumentem, z którego księgowa ponownie odczytuje i wprowadza kwoty. Te same dane są wykorzystywane na kolejnym etapie procesu.

Korzyścią jest szybsze zamknięcie miesiąca i mniejsze ryzyko różnic między rozliczeniami kadrowo-płacowymi a księgowością.

Co zmienia automatyzacja obsługi kadrowo-płacowej dla biura rachunkowego?

Największą korzyścią z automatyzacji nie jest wyłącznie skrócenie czasu wykonywania poszczególnych czynności. Znacznie ważniejsze jest to, że kolejne etapy obsługi kadrowo-płacowej wykorzystują te same dane zapisane wcześniej w systemie. Dzięki temu nie ma potrzeby ich ponownego wprowadzania ani przenoszenia pomiędzy kolejnymi narzędziami.

Dane są wprowadzane lub importowane raz, a następnie wykorzystywane na kolejnych etapach procesu. Informacja o zaakceptowanym urlopie trafia do kalendarza, wpływa na naliczenie wynagrodzenia i może zostać uwzględniona w dokumentacji pracowniczej. Dane z listy płac służą z kolei do przygotowania przelewów, dokumentów ZUS i deklaracji podatkowych, a także mogą zostać wykorzystane do utworzenia dekretów księgowych.

Zmniejsza się również liczba miejsc, w których trzeba szukać aktualnych informacji. Zamiast opierać proces na wiadomościach e-mail, arkuszach i papierowych dokumentach, biuro korzysta z danych przechowywanych w systemie i powiązanych z konkretnym pracownikiem.

Automatyzacja ułatwia także kontrolę całego procesu obsługi kadr i płac. Operator może sprawdzać raporty z importu, statusy wniosków oraz wyniki naliczeń. Dzięki temu ewentualne nieprawidłowości mogą zostać wychwycone jeszcze przed przygotowaniem przelewów, deklaracji czy zapisów księgowych. Oznacza to mniej ręcznego przepisywania danych, mniejsze ryzyko błędów oraz bardziej uporządkowany sposób obsługi klientów.

O tym, jakie są wymierne korzyści z automatyzacji firm, świadczących usługi outsourcingu kadrowo-płacowego opowiada współtwórca Payroll 360 – Wojciech Kulig.

Bądź na bieżąco

Dołącz do naszego newslettera

 

 

„*” oznacza pola wymagane

E-mail*

Consent*

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką prywatności*

Wyślij

Wnioski dla decydentów: nie każdy proces z obszaru outsourcingu kadr i płac trzeba automatyzować od razu

Biuro rachunkowe nie musi rozpoczynać od przebudowy całego procesu obsługi kadrowo-płacowej swoich klientów. W praktyce, lepsze efekty często przynosi stopniowe porządkowanie najbardziej czasochłonnych obszarów.

1. Pierwszym krokiem może być ujednolicenie sposobu przekazywania danych przez klientów i wykorzystanie importów.
2. Kolejnym uruchomienie Pulpitu Pracownika i Pulpitu Kierownika, dzięki którym pracownicy mogą składać wnioski urlopowe oraz uzyskiwać dostęp do swojej dokumentacji.
3. Następnym etapem może być import danych z rejestratorów czasu pracy.

Zakres zmian powinien uwzględniać liczbę obsługiwanych firm, sposób współpracy z klientami, stosowane systemy czasu pracy oraz kompetencje użytkowników. Warto również określić, które czynności pozostają po stronie klienta, a które wykonuje biuro rachunkowe.

Odpowiednio skonfigurowany system ERP pozwala uporządkować miesięczny cykl obsługi i ograniczyć ręczne przepisywanie danych. Specjalista ds. kadr i płac nadal odpowiada za poprawność rozliczeń, analizuje nietypowe przypadki i kontroluje wyniki naliczeń. Nie musi jednak poświęcać czasu na wykonywanie powtarzalnych czynności, które mogą zostać zrealizowane na podstawie danych zgromadzonych wcześniej w systemie.