„Czy muszę wysłać sprawozdania Z-12 do GUS w tym roku? Jak się za to zabrać? Wydaje się, że część danych do formularza GUS Z-12 można wyciągnąć z programu, ale druga część to już kartka, długopis i kalkulator. Czy nie da się tego zautomatyzować?”– takie pytania można często zobaczyć na facebookowych grupach dla specjalistów ds. kadr. W tym artykule wyjaśniamy wszystko, co warto wiedzieć o formularzu GUS Z-12 i jak enova365 usprawnia ten obowiązek sprawozdawczy.

GUS Z-12 – co to jest?

Sprawozdanie GUS Z-12 to dokument przekazywany do Głównego Urzędu Statystycznego w ramach badania struktury wynagrodzeń według zawodów. Celem tego badania jest zebranie szczegółowych informacji z uwzględnieniem cech społeczno-zawodowych pracowników.

W formularzu trzeba wykazać dane dotyczące pracowników zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, takie jak między innymi:

• wynagrodzenia,
• wykonywany zawód,
• poziom wykształcenia,
• staż pracy,
• wymiar czasu pracy i faktycznie przepracowane godziny

według stanu za październik roku badanego.

Ponieważ sprawozdanie GUS Z-12 wymaga zgromadzenia szczegółowych danych o pracownikach, przez wielu specjalistów ds. kadr jest postrzegane jako jeden z najbardziej czasochłonnych obowiązków sprawozdawczych. Dzięki automatyzacji dostępnej od niedawna w ERP enova365 przygotowanie danych do sprawozdania nie wymaga już dużo pracy po stronie działu kadr i płac – przebiega szybko i bezbłędnie.

Podstawa prawna – formularz GUS Z-12

Obowiązek przekazywania danych statystycznych w ramach formularza Z-12 wynika bezpośrednio z art. 30 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej.

Szczegółowy zakres przedmiotowy i podmiotowy badania oraz konkretne obowiązki sprawozdawcze są określane w corocznym Programie Badań Statystycznych Statystyki Publicznej, wprowadzanym w drodze rozporządzenia Rady Ministrów.

Przekazywane dane są chronione tajemnicą statystyczną i służą wyłącznie do opracowań zbiorczych.

Kto musi składać sprawozdanie GUS Z-12?

Sprawozdanie o strukturze wynagrodzeń według zawodów Z-12 nie jest składane przez wszystkie firmy, lecz przez organizacje zatrudniające co najmniej 10 osób, które zostały wylosowane do badania przez GUS.

Warto zwrócić uwagę na specyficzne zasady dla wybranych rodzajów działalności oraz branż.

Organizacje wielooddziałowe powinny zwrócić szczególną uwagę na zakres jednostki objętej badaniem, bo zasady sporządzania sprawozdania Z-12 mogą różnić się w zależności od struktury organizacyjnej oraz wytycznych GUS dla danego podmiotu.

Z drugiej strony, organizacje z branży edukacja, opieka zdrowotna i pomoc społeczna (np. szkoły lub zespoły opieki zdrowotnej) zawsze sporządzają jedno sprawozdanie zbiorcze dla całego zespołu, wykazując wszystkich pracowników. Pozostałe jednostki wchodzące w skład zespołu muszą wówczas złożyć tzw. sprawozdanie zerowe.

Kiedy trzeba złożyć formularz GUS Z-12?

Sprawozdanie GUS Z-12 jest składane co 2 lata i zawsze dotyczy danych za rok kalendarzowy. Termin przekazania sprawozdania Z-12 za rok 2024 upłynął 31 marca 2025 r. Kolejny formularz Z-12 będzie składany w 2027 roku.

Główny Urząd Statystyczny co roku publikuje wzory formularzy sprawozdawczych na dany rok oraz terminy, w których trzeba je złożyć.    

Jak złożyć Z-12?

Składanie sprawozdania jest możliwe za pośrednictwem:

1. aplikacji offline – przeznaczona dla jednostek przekazujących dane. Należy ją pobrać ze strony GUS. Aplikacja ta pozwala na import zewnętrznych plików danych w formacie CSV,
2. portalu sprawozdawczego (online) – metoda ta jest zarezerwowana wyłącznie dla jednostek składających tzw. sprawozdania zerowe (np. jednostki w likwidacji, bez pracowników lub których dane ujęto w sprawozdaniu zbiorczym).

System ERP enova365 umożliwia wygenerowanie pliku CSV zgodnego ze specyfikacją GUS, który może zostać zaimportowany do aplikacji Z-12 udostępnianej przez GUS.

Jak enova365 pomaga w wypełnieniu formularza GUS Z-12?

Program kadrowo-płacowy enova365 znacząco usprawnia proces przygotowania raportu, eliminując potrzebę ręcznego wklepywania tych danych do programu. Wykorzystuje już zgromadzone w systemie dane, umożliwiając wygenerowanie pliku CSV, zgodnego ze specyfikacją GUS bezpośrednio z listy pracowników.

Operator może wykorzystać funkcje systemu do określenia parametrów sprawozdania oraz zdefiniowania rodzaju składników GUS Z-12. Na tej podstawie enova365 automatycznie przypisuje elementy wynagrodzenia do odpowiednich kolumn sprawozdania, ograniczając zakres ręcznych czynności.

Formularz GUS Z-12 bez ręcznej pracy

Jak wyjaśniliśmy wyżej, dzięki enova365 większość informacji potrzebnych do sporządzenia formularza jest pobierana bezpośrednio z systemu kadrowo-płacowego, a wygenerowany plik jest zgodny z wymaganiami GUS. To pozwala działom kadr i płac skupić się na codziennej pracy zamiast na ręcznym przygotowywaniu zestawień.

Jeśli Twoja organizacja została wylosowana do badania struktury wynagrodzeń, warto odpowiednio wcześnie przygotować się do realizacji obowiązku sprawozdawczego. Z enova365 proces przygotowania formularza GUS Z-12 staje się szybszy, prostszy i bardziej komfortowy.