Złożysz zamówienie za określoną kwotę, inny produkt otrzymasz gratis. Jesteś nowym klientem, dostaniesz gratis próbki wybranych produktów. Takie promocje skutecznie wspierają sprzedaż, ale im ich więcej, tym trudniej nimi zarządzać. Bez automatyzacji gratisy mogą generować niepotrzebne koszty, komplikować pracę i utrudniać kontrolę rentowności. Dlatego w systemie ERP enova365 powstały nowe funkcje, które pozwalają automatycznie naliczać, wydawać i rozliczać gratisy nawet w najbardziej złożonych scenariuszach sprzedażowych.

Jakie są koszty ręcznego przyznawania gratisów?

Gratisy mają wspierać sprzedaż, zwiększać wartość zamówień i zachęcać klientów do zakupów. Problem pojawia się wtedy, gdy ich obsługa opiera się na pamięci handlowców i ręcznym dopisywaniu pozycji do dokumentów. W takiej sytuacji każda promocja wymaga dodatkowej pracy, a firma stopniowo traci kontrolę nad procesem.

Często zaczyna się to od drobnych pomyłek. Handlowiec może nie zauważyć, że klientowi należy się bonus, przyznać niewłaściwy produkt lub wydać większą liczbę gratisów, niż przewidują zasady promocji. Im więcej akcji marketingowych, programów lojalnościowych i wyjątków od reguł, tym większe ryzyko błędów.

Ręczne zarządzanie gratisami utrudnia również kontrolę rentowności sprzedaży, co rodzi problemy, bo darmowy produkt nie jest darmowy dla firmy. Wiąże się z kosztami zakupu, magazynowania, kompletacji i transportu. Jeśli promocje są naliczane bez kontroli, może się okazać, że atrakcyjna oferta generuje niższą marżę, niż zakładano.

Problemy pojawiają się także w magazynie. Jeżeli akcja promocyjna zostanie uruchomiona bez sprawdzenia dostępności towarów, klienci otrzymają obietnicę gratisu, którego nie ma już na stanie. To z kolei prowadzi do dodatkowych ustaleń między działem sprzedaży a magazynem, wydłuża realizację zamówień i obniża jakość obsługi klienta.

Największym wyzwaniem jest jednak ograniczona możliwość oceny skuteczności promocji. Bez spójnej ewidencji trudno odpowiedzieć na pytania, które gratisy rzeczywiście zwiększają sprzedaż, które zachęcają klientów do większych zakupów, a które generują jedynie dodatkowe koszty. W efekcie firma podejmuje decyzje marketingowe bardziej na podstawie intuicji niż danych.

Jak zarządzać obsługą gratisów?

Skuteczne zarządzanie gratisami wymaga narzędzi, które automatyzują ich naliczanie, kontrolują stany magazynowe i zapewniają spójność dokumentów handlowych. Dzięki temu handlowcy mogą skupić się na sprzedaży, magazyn działa sprawniej, a firma zachowuje kontrolę nad kosztami i rentownością akcji promocyjnych.

W praktyce przedsiębiorstwa korzystają z różnych rodzajów produktów promocyjnych, dlatego system ERP powinien, tak jak enova365, umożliwiać obsługę kilku scenariuszy:

1. Gratisy kartotekowe – towary, które z założenia pełnią funkcję materiałów promocyjnych, np. ulotki, katalogi czy gadżety z logo firmy. Od momentu przyjęcia do magazynu są ewidencjonowane i wydawane jako zasób gratisowy.
2. Gratisy z przyjęcia – produkty otrzymywane bezpłatnie od dostawcy. Ich odrębna ewidencja pozwala zachować prawidłową wycenę zapasów i uniknąć wpływu darmowych dostaw na wskaźniki zakupowe dla standardowego asortymentu.
3. Gratisy naliczane automatycznie – są przyznawane klientom po spełnieniu warunków określonej promocji. System sam wyznacza należne bonusy i pobiera je w pierwszej kolejności z zasobu gratisowego, a w razie potrzeby ze stanu standardowego.

Dla wygody działu sprzedaży promocje mogą być naliczane automatycznie podczas tworzenia dokumentu lub uruchamiane na żądanie przed jego zatwierdzeniem. Dzięki temu, handlowcy nie muszą pamiętać zasad poszczególnych akcji ani ręcznie dodawać produktów promocyjnych do zamówienia.

Nowoczesny system do obsługi sprzedaży powinien uzależniać przyznawanie bonusów od wartości lub ilości kupionych produktów oraz wspierać różne mechanizmy przyznawania gratisów:

• schemat pojedynczy – klient otrzymuje jeden gratis wybrany z wcześniej zdefiniowanej listy produktów.
• schemat mnogi – klient może otrzymać gratis różne towary,
• schemat całościowy – klient otrzymuje cały pakiet produktów promocyjnych przypisanych do danej akcji.

Takie rozwiązanie pozwala elastycznie projektować akcje marketingowe bez konieczności każdorazowego angażowania pracowników w ich ręczną obsługę.

Co istotne, promocje mogą być uzależnione od zakupu konkretnego produktu, wartości koszyka, liczby zamówionych towarów lub kombinacji wielu warunków. System automatycznie kontroluje ich spełnienie i nalicza odpowiednie bonusy.

Co zyskuje firma, w której program handlowo-magazynowy obsługuje gratisy dla klientów?

Handlowcy obsługują zamówienia szybciej – nie muszą pamiętać, jaki gratis należy się klientowi. System sam rozpoznaje spełnione warunki i automatycznie dodaje odpowiednie pozycje do dokumentu.

Sprzedaż ma kontrolę nad rentownością promocji – widzi wpływ gratisów na marżę i wyniki handlowe. Ułatwia to planowanie działań sprzedażowych i podejmowanie decyzji, co do przyszłych akcji.

Magazynierzy sprawniej kompletują zamówienia – pracownicy magazynu mają jasną informację, które towary są przeznaczone na sprzedaż, a które stanowią gratisy. System pokazuje dostępność produktów promocyjnych i automatycznie uwzględnia je na dokumentach. Dzięki temu kompletacja zamówień przebiega szybciej i bardziej przewidywalnie.

Dział obsługi klienta rzadziej wyjaśnia reklamacje – warunki promocji są przenoszone automatycznie między dokumentami, dlatego klient otrzymuje dokładnie te gratisy, które zostały mu przyznane. Pracownicy nie muszą poświęcać czasu na wyjaśnianie niezgodności czy ręczne korygowanie dokumentów także, gdy klient zmieni wielkość zamówienia, system automatycznie przelicza należne gratisy. Pracownicy nie muszą ręcznie aktualizować dokumentów ani sprawdzać, czy warunki promocji nadal są spełnione.

Efekt dla całej organizacji

Podsumowując, gdy gratisy przestają być procesem wymagającym ręcznej kontroli, a stają się elementem sprzedaży obsługiwanym automatycznie przez system informatyczny firma ma mniej pracy administracyjnej i szybciej obsługuje zamówienia. Procesy są bardziej transparentne, a współpraca między działem sprzedaży, magazynem oraz administracją przebiega płynniej.

Bądź na bieżąco

Dołącz do naszego newslettera

„*” oznacza pola wymagane

E-mail*

Consent*

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką prywatności*

Wyślij

enova365 – kompleksowa obsługa gratisów w standardzie

Systemem, który kompleksowo obsługuje zaawansowane akcje promocyjne – rabaty i gratisy jest moduł Handel systemu ERP enova365. Wdrożenie enova365 pozwala opanować wyzwania promocyjne poprzez dedykowane mechanizmy systemowe:

• Niezależne zezwolenie na cenę 0 zł

System dopuszcza cennikową wartość 0 zł dla pozycji oznaczonych jako gratis, skutecznie chroniąc pozostałą część oferty przed nieautoryzowanymi rabatami.

• Zwolnienie z rygoru kontroli marży ujemnej

Pozycje promocyjne są automatycznie zwolnione ze standardowej blokady marży ujemnej, co eliminuje przestoje w magazynie przy wydawaniu darmowych bonusów.

• Pełne bezpieczeństwo analityczne

Na każdej pozycji dokumentu zapamiętywana jest pełna ścieżka wyliczenia ceny – w tym zastosowana przecena okresowa oraz konkretny schemat promocyjny – co zapewnia pełną przejrzystość dla kontrolingu finansowego.

Przejmij kontrolę nad rentownością akcji promocyjnych

Zarządzanie gratisami nie musi oznaczać kompromisu między atrakcyjnością oferty a ochroną marży. Wprowadzenie automatycznych reguł w systemie ERP eliminuje ryzyko błędów, zabezpiecza stany magazynowe i gwarantuje spójność dokumentacji. Zamiast polegać na nieformalnych ustaleniach i arkuszach kalkulacyjnych, warto postawić na sprawdzone rozwiązania, które przekształcają bezpłatne dodatki w przemyślane i zyskowne narzędzie rozwoju biznesu.