Jak utrzymać tempo rozwoju, gdy liczba zamówień rośnie szybciej niż możliwości zespołu? Przed takim wyzwaniem stanęła hurtownia medyczna ICE4MED, mająca w portfolio ponad 13.000 klientów. Brak automatyzacji sprawiał, że obsługa zamówień pochłaniała coraz więcej czasu. Dzięki wdrożeniu systemu ERP enova365 przez itDesk oraz jej integracji z platformą Shoper firma zautomatyzowała kluczowe procesy, wyeliminowała ręczne przepisywanie danych i odzyskała nawet 40% czasu pracy zespołu.

Wyzwanie: brak automatyzacji barierą dla wzrostu hurtowni medycznej

ICE4MED to hurtownia medyczna prowadząca rozbudowany sklep internetowy. Firma dostarcza produkty do szpitali, aptek, przychodni, gabinetów medycznych i stomatologicznych, a także przedsiębiorstw z wielu innych branż.

Dynamiczny wzrost sprzedaży sprawił jednak, że dotychczasowy sposób obsługi zamówień przestał być wystarczający. Coraz więcej czasu zajmowały czynności administracyjne: przepisywanie danych między systemami, aktualizowanie stanów magazynowych czy przygotowywanie dokumentów sprzedażowych.

W związku z tym, firma stanęła w pewnym momencie przed dylematem – jak zarządzać rosnącą liczbą zamówień: zwiększać zatrudnienie, czy postawić na automatyzację?

Zarząd wybrał tą drugą opcję i podjął decyzję o wdrożeniu systemu ERP. Głównym celem projektu było odciążenie pracowników od powtarzalnych zadań oraz stworzenie podstaw do dalszego wzrostu biznesu bez zwiększania obciążenia operacyjnego.

Czego oczekiwano od nowego systemu ERP?

ICE4MED potrzebował rozwiązania, które nie tylko usprawni codzienną pracę, ale również umożliwi obsługę coraz większej liczby zamówień bez utraty kontroli nad procesami.

Kluczowe wymagania obejmowały:

• dostęp do systemu z dowolnego miejsca przez przeglądarkę internetową i urządzenia mobilne,
• automatyczne pobieranie zamówień ze sklepu internetowego do systemu ERP,
• synchronizację dostępności towarów między e-sklepem a magazynem,
• automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży i wydania magazynowego.

Rozwiązanie: enova365 zintegrowana z platformą Shoper

Firma zdecydowała się na wdrożenie modułów Handel i Harmonogram zadań systemu ERP enova365. Za realizację projektu odpowiadał Autoryzowany Partner Soneta, firma itDesk.

Kluczowym elementem wdrożenia było stworzenie integracji pomiędzy enova365 a platformą Shoper. Rozwiązanie musiało zapewnić nie tylko sprawną wymianę danych między sklepem internetowym a systemem ERP enova365, ale również obsługę wariantów produktów oraz mapowanie ich parametrów i cech.

W efekcie powstał spójny ekosystem, w którym dane przepływają automatycznie pomiędzy sklepem internetowym a systemem ERP.

Efekty wdrożenia: więcej czasu, mniej błędów, większa skalowalność

Korzyści z wdrożenia szybko stały się widoczne zarówno dla pracowników, jak i zarządu.

• Nawet 40% mniej czasu poświęcanego na obsługę zamówień

Najbardziej wymiernym rezultatem była redukcja czasu potrzebnego na realizację procesów związanych z obsługą sprzedaży internetowej. Od momentu złożenia zamówienia przez klienta aż do wystawienia dokumentów sprzedażowych i magazynowych proces przebiega niemal bez udziału pracowników.

• Eliminacja ręcznego przepisywania danych

Ponieważ dane między sklepem i enova365 przepływają automatycznie nie ma potrzeby ich ręcznego wprowadzania, co oszczędza czas i eliminuje błędy.

• Aktualne dane w sklepie internetowym i w magazynie oraz lepsze planowanie dostaw

Dzięki dwustronnej integracji enova365 i Shoper dane o zamówieniach zaczęły automatycznie trafiać ze sklepu internetowego do enova365, a dane z magazynu do sklepu internetowego. Każde zamówienie automatycznie aktualizuje dostępność produktów zarówno w systemie ERP, jak i w sklepie internetowym. Dzięki czemu zarówno klienci, jak i pracownicy zawsze pracują na aktualnych danych.

• Szybsza realizacja zamówień i gotowość na dalszy rozwój

Wdrożenie pozwoliło znacząco przyspieszyć realizację zamówień i ograniczyć liczbę czynności administracyjnych. Największą wartością projektu okazała się możliwość skalowania działalności bez proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników. Firma zyskała rozwiązanie, które wspiera dalszy wzrost sprzedaży i pozwala obsługiwać rosnącą liczbę klientów bez tworzenia nowych wąskich gardeł.

„Wdrożenie stworzonego rozwiązania pozwoliło na osiągnięcie założonych efektów” – podsumowuje Jan Szczepanik z ICE4MED.

Więcej niż oszczędność czasu: fundament skalowalnego e-commerce

Historia ICE4MED pokazuje, że automatyzacja nie musi być jedynie usprawnieniem pojedynczych procesów. Wdrożenie enova365 oraz integracja z platformą Shoper pozwoliły hurtowni medycznej na stworzenie spójnego i skalowalnego modelu obsługi sprzedaży internetowej. Efektem było nie tylko odzyskanie nawet 40% czasu pracy zespołu, ale również większa kontrola nad zamówieniami, magazynem i dokumentacją. Dzięki temu przedsiębiorstwo mogło skoncentrować się na dalszym rozwoju zamiast na rozbudowie zaplecza administracyjnego.

Szukasz dobrych praktyk w obszarze zarządzania sklepem internetowym? Sprawdź, jak zorganizować procesy, związane z codziennym zarządzaniem sprzedażą online. Poznaj sprawdzone wskazówki w artykule Zarządzanie sklepem internetowym. Biblioteka dobrych praktyk.

Poznaj inne przykłady wdrożeń ERP enova365 i dowiedz się jak firmy w praktyce wykorzystują możliwości systemu.