Wejdź w ekosystem wzrostu

Promocja 30% na enova365

Przejdź do klasy biznes

Sprawdź teraz

Spis treści

• 1. Czym zajmuje się centrum usług wspólnych grupy kapitałowej Gzella Investments?

• 2. Wyzwanie: rozproszenie danych i wąskie gardła obsługi wielu podmiotów

• 3. Architektura rozwiązania i proces wdrożenia krok po kroku

• 4. Kluczowe funkcjonalności i korzyści biznesowe

• 5. Wdrożenie workflow w centrum usług wspólnych w liczbach

• 6. Plany na przyszłość

• 7. Zarządzasz księgowością grupy kapitałowej lub biurem rachunkowym?

Spis treści

• 1. Czym zajmuje się centrum usług wspólnych grupy kapitałowej Gzella Investments?

• 2. Wyzwanie: rozproszenie danych i wąskie gardła obsługi wielu podmiotów

• 3. Architektura rozwiązania i proces wdrożenia krok po kroku

• 4. Kluczowe funkcjonalności i korzyści biznesowe

• 5. Wdrożenie workflow w centrum usług wspólnych w liczbach

• 6. Plany na przyszłość

• 7. Zarządzasz księgowością grupy kapitałowej lub biurem rachunkowym?

Chcesz być na bieżąco?

Subskrybuj RSS

Posiadanie jednego systemu księgowego dla całej grupy kapitałowej nie uchroniło SSC Gzella przed wąskim gardłem – był nim zewnętrzny, nie zintegrowany z księgowością program do obiegu dokumentów. W efekcie, proces wymagał ciągłej, manualnej obsługi. Dziś prowadzenie księgowości 28 spółek jest o wiele mniej pracochłonne – wdrożenie centralnego workflow w oparciu o moduł enova365 połączyło pobieranie faktur, wielościeżkową akceptację i księgowanie w jeden zintegrowany proces.

Czym zajmuje się centrum usług wspólnych grupy kapitałowej Gzella Investments?

SSC Gzella Sp. z o.o. pełni rolę wewnętrznego centrum usług wspólnych dla grupy kapitałowej Gzella Investments.

Grupa zarządza zróżnicowanym portfelem biznesowym, w skład którego wchodzą m.in. spółki zajmujące się sprzedażą detaliczną i hurtową paliw: EKO-TANK oraz GM7 Stacje, a także podmioty z sektora nieruchomości, inwestycji oraz odnawialnych źródeł energii (OZE). Zadaniem shared service centre – SSC Gzella jest kompleksowa obsługa rachunkowo-księgowa i podatkowa aż 28 powiązanych spółek oraz doradztwo biznesowe, zarządzanie administracją biura i wsparcie IT.

Wyzwanie: rozproszenie danych i wąskie gardła obsługi wielu podmiotów

Prowadzenie rozliczeń kilkudziesięciu zróżnicowanych branżowo firm oznaczało konieczność przetwarzania od 2 200 do 2 500 faktur w każdym miesiącu. Przed wdrożeniem modułu Workflow enova365 było to czasochłonne, bo opierało się na zewnętrznym narzędziu webowym, które nie było zintegrowane z systemem finansowo-księgowym.

Brak spójnego ekosystemu generował poważne bariery operacyjne:

• Ręczny transfer danych

Wszystkie dokumenty skanowano i opisywano w aplikacji webowej (która często ulegała awariom), a po ich zatwierdzeniu księgowość musiała ręcznie wprowadzać dane do modułu finansowo-księgowego.

• Ręczna kwalifikacja dokumentów

Przy dokumentach dotyczących wielu spółek pracownicy musieli za każdym razem ręcznie ustalać, do której spółki należy dokument, jaki ma charakter i do kogo skierować go po akceptację.

• Brak obsługi procesów niestandardowych

Narzędzie obsługiwało wyłącznie faktury kosztowe. Dokumenty towarowe, paliwowe czy faktury poufne wymagały indywidualnej, ręcznej weryfikacji przez użytkowników, co zwiększało ryzyko pomyłki.

• Zależność od hierarchii

Faktury kosztowe wymagają jedno- lub dwuetapowej akceptacji merytorycznej. O drugim etapie decyduje to, czy pracownik realizujący pierwszą akceptację ma przypisanego kierownika, a nowy proces musiał tę zależność uwzględnić.

Architektura rozwiązania i proces wdrożenia krok po kroku

Księgowość spółek grupy kapitałowej prowadzona była w enova365, dlatego naturalnym kierunkiem stało się ujednolicenie środowiska i wdrożenie elektronicznego obiegu faktur w tym samym systemie. Zadanie powierzono Platynowemu Partnerowi enova365 — firmie COM@COM.

Prace realizowano etapami – analizę przedwdrożeniową sfinalizowano pod koniec 2025 roku, a produkcyjne uruchomienie nastąpiło w lutym 2026 roku. Priorytetem było uruchomienie stabilnego procesu dla faktur kosztowych i poufnych, a następnie rozszerzenie go o faktury towarowe i paliwowe. Wdrożenie zrealizowano zgodnie z harmonogramem, a dziś SSC Gzella korzysta ze wszystkich czterech ścieżek obiegu.

Wdrożenie oparło się na dwóch fundamentach:

1. Centralna baza workflow (baza master)

Zamiast konfigurować obieg oddzielnie w bazach każdej z 28 spółek, wdrożono jedną centralną bazę master. Faktury pobierane z KSeF, skrzynek e-mail lub skanera przez bazy poszczególnych spółek trafiają automatycznie do bazy centralnej. Tam realizowany jest cały proces akceptacji, po czym dokument automatycznie wraca do bazy właściwej spółki i zasila jej ewidencję dokumentów.

2. Cechy systemowe automatycznie sterujące ścieżką obiegu dokumentów

Ograniczono uznaniowość na rzecz reguł zapisanych w systemie. Na podstawie cech kontrahenta, pracownika oraz dokumentu system enova365 rozpoznaje spółkę i kieruje dokument na jedną z dedykowanych ścieżek:

• Kosztowa: Sekretariat weryfikuje wartości z OCR lub KSeF i wyznacza osobę do pierwszej akceptacji. Jeśli pracownik ma cechę „Kierownik”, system automatycznie wymusza drugi etap akceptacji; jeśli nie — dokument natychmiast trafia dalej (Zarząd → Księgowość).

• Poufna: Kontrahent oznaczony cechą „poufny” uruchamia odrębny obieg. Pracownicy sekretariatu nie widzą kwot ani załączników — dokument od razu trafia do osób uprawnionych, Zarządu i Księgowości.

• Towarowa i paliwowa: Uproszczony obieg, który całkowicie omija etap akceptacji merytorycznej. System przypisuje definicję dokumentu i serię oraz kieruje go bezpośrednio do księgowości.

Kluczowe funkcjonalności i korzyści biznesowe

Uruchomienie centralnego workflow w enova365 przekształciło obsługę 28 spółek w spójny, bezpieczny, w dużej mierze zautomatyzowany proces.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zmiany, jakie wdrożenie wprowadziło do codziennej pracy spółek i działu księgowości:

• Pełny cykl faktury w jednym systemie

Od pobrania z KSeF, przez weryfikację i akceptację, po zaksięgowanie – bez konieczności przełączania programów i ręcznego przepisywania danych.

• Pełna widoczność historii akceptacji

Z poziomu ewidencji dokumentów poszczególnych spółek dział księgowości ma bezpośredni wgląd w całą historię procesu akceptacji.

• Usprawnienie pracy zarządu

Wprowadzenie akceptacji zbiorczej oraz ograniczenie widoku pól do niezbędnego minimum pozwala zarządowi błyskawicznie zatwierdzać dokumenty bez zbędnych kliknięć.

• Kontrola terminów i odpowiedzialności

System wysyła codzienne mailingi z listą dokumentów oczekujących na akceptację, oznacza wizualnie zbliżające się terminy płatności i automatycznie eskaluje do zarządu dokumenty oczekujące bez reakcji ponad 7 dni. Jeśli księgowość zauważy nieścisłość, może cofnąć dokument na dowolny wcześniejszy etap.

Efektywność nowego rozwiązania potwierdza Żaneta Kalkowska, Główna Księgowa EKO-TANK Sp. z o.o., GM7 Stacje Sp. z o.o. i GMPOWER LOGISTIC Sp. z o.o.:

„Dla SSC Gzella kluczowe było ujednolicenie środowiska: księgowość wszystkich spółek grupy jest prowadzona w enova365, a od lutego 2026 roku w tym samym systemie odbywa się również obieg faktur. Jeden centralny workflow obsługuje dokumenty z 28 spółek, a reguły obiegu, takie jak rodzaj ścieżki, drugi poziom akceptacji czy poufność dokumentu, zostały zapisane w systemie. […] Wszystkie faktury mamy dziś w jednym programie, od pobrania ich z KSeF, przez akceptacje, po zaksięgowanie.”

Wdrożenie workflow w centrum usług wspólnych w liczbach

Wdrożenie centralnego obiegu dokumentów w centrum usług wspólnych pozwoliło unieść złożoność struktury holdingowej w jednym ekosystemie:

• 28 spółek grupy kapitałowej jest obsługiwanych w ramach jednego mechanizmu workflow.
• System przetwarza 2 200 – 2 500 faktur miesięcznie bez ręcznego wprowadzania ich do programu finansowo-księgowego.
• 4 automatyczne ścieżki obiegu: kosztowa, poufna, towarowa, paliwowa – zamiast obsługi manualnej.
• 1 zintegrowana platforma łącząca obsługę KSeF, elektroniczny obieg dokumentów oraz ewidencję księgową.

Plany na przyszłość

Rozwiązanie oparte na modułach systemu ERP enova365, wdrożone przez COM@COM, stanowi solidną podstawę do dalszej automatyzacji procesów. W kolejnych etapach planowana jest rozbudowa integracji systemowych, m.in. połączenie faktur towarowych z systemem handlowo-magazynowym Sygnity oraz dokumentami PZ. Firma zamierza również stopniowo włączać kolejne procesy biznesowe i integracje do centralnego ekosystemu enova365.

Zarządzasz księgowością grupy kapitałowej lub biurem rachunkowym?

Rozliczanie wielu powiązanych kapitałowo podmiotów nie musi oznaczać rozproszonych obiegów dokumentów, ani ręcznego wprowadzania danych do systemu. Żeby dowiedzieć się więcej o tym, jak moduł enova365 Workflow porządkuje procesy wielofirmowe w jednym, bezpiecznym środowisku umów bezpłatną prezentację rozwiązań enova365.

Poznaj inne przykłady wdrożeń ERP enova365 i dowiedz się jak firmy wykorzystują możliwości systemu w praktyce.