Czy przygotowanie planu finansowego w Twojej jednostce budżetowej nadal wiąże się z ręczną weryfikacją działów, rozdziałów i paragrafów oraz kontrolą zgodności? Czy każda zmiana w klasyfikacji budżetowej musi oznaczać dziesiątki godzin spędzonych na ręcznym przepisywaniu danych? Niekoniecznie. Zamiast żmudnego uzupełniania arkuszy, cały proces tworzenia, weryfikacji i eksportu planu finansowego można usprawnić przy pomocy systemu ERP.

Wymogi prawne a codzienna praktyka księgowa w jednostkach budżetowych

Zgodnie z art. 11 ustawy o finansach publicznych, podstawą gospodarki finansowej każdej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków, zwany planem finansowym jednostki budżetowej. Przy jego sporządzaniu przepisy nakładają na jednostki sektora finansów publicznych obowiązek stosowania ściśle określonych struktur klasyfikacji oraz bezbłędnego przekazywania danych do zewnętrznych systemów komunikacji budżetowej, takich jak BeSTi@ czy TREZOR. W związku z tym, wielu księgowych mierzy się z tymi samymi problemami:

• pracochłonna klasyfikacja i ręczne pilnowanie rozdziałów, paragrafów czy grup wydatków,
• ryzyko odrzucenia pliku przy imporcie do BeSTi@ z powodu niezgodności ze strukturą logiczną,
• trudności w zarządzaniu wersjami i korektami planu po kolejnych uchwałach lub zarządzeniach.

Problemy te można wyeliminować, korzystając z narzędzia automatyzującego pracę, takiego jak moduł Księga handlowa enova365 z dodatkiem dla jednostek budżetowych.

Dwie księgowe, dwa sposoby pracy nad planem finansowym

Aby dostrzec, jakie problemy eliminuje automatyzacja pracy nad planem finansowym szkoły, gminy czy innej jednostki budżetowej przyjrzyjmy się dwóm głównym księgowym pracującym w sąsiednich jednostkach budżetowych.

Pierwsza z nich opracowuje plan finansowy tradycyjnie. Ręcznie przenosi dane z ewidencji do arkusza kalkulacyjnego, samodzielnie sprawdza zgodność kodów klasyfikacji budżetowej i ręcznie przygotowuje pliki wymiany do systemu BeSTi@.

Każda zmiana w uchwale budżetowej wymusza ponowne przeliczanie całości, generując nadgodziny i obawę o błędy formalne.

Druga księgowa korzysta z nowej funkcji obsługi planów finansowych jednostek budżetowych w systemie enova365. Wybiera dedykowaną definicję zestawienia, przelicza dane jednym kliknięciem, a system przypisuje odpowiednią klasyfikację budżetową (dział, rozdział, paragraf) i dba o pełną zgodność ze strukturą logiczną sprawozdań budżetowych.

Co zmienia automatyzacja w sposobie pracy nad planem finansowym jednostki budżetowej?

Wykorzystanie nowej funkcji w systemie ERP enova365 znacząco ułatwia i przyspiesza każdy etap pracy nad planem finansowym jednostki budżetowej. Poniższa tabelka porównuje czynności, jakie trzeba wykonać pracując ręcznie i ze wsparciem enova365.

Kluczowe funkcje enova365, które usprawniają pracę nad planem finansowym

Nowa funkcja w enova365 to kompletne wsparcie procesu planowania budżetowego w urzędzie miasta, gminy czy w szkole. Umożliwia m.in.:

• Inteligentne dopasowanie do systemu komunikacji

W zależności od tego, czy Twoja jednostka budżetowa przekazuje dane do systemu BeSTi@, czy korzysta z systemu TREZOR, enova365 automatycznie udostępnia właściwe zestawy definicji zestawień księgowych (np. PLFINW/PLFIND dla BeSTi@ lub PLFINWT/PLFINDT dla TREZOR).

• Weryfikacja poprawności struktury logicznej plików planów finansowych

System ERP enova365 wyposażony jest w mechanizmy kontroli i weryfikatory poprawności struktury logicznej plików planów finansowych. Dzięki temu automatycznie sprawdza zgodność przygotowywanych danych z obowiązującymi wymaganiami i strukturami.

• Automatyczne tworzenie klasyfikacji budżetowej

Pozycje zestawień posiadają pola określające poziom klasyfikacji budżetowej (rozdział, paragraf, grupa, symbol zadania). Dzięki mechanizmowi dynamicznego tworzenia pozycji identyfikatory nadają się automatycznie na podstawie danych źródłowych, nie wymagając dodatkowej konfiguracji.

• Pełny obieg i kontrola statusów oraz historia zmian

Dokument planu finansowego przechodzi przez przejrzyste etapy realizacji – od statusu Bufor, przez Zatwierdzony, Utworzony XML, Wyeksportowany XML, aż po Przyjęty lub Zwrócony. Wszystkie parametry, takie jak data uchwały, numer dokumentu czy data wejścia w życie, znajdują się w jednym miejscu. Dzięki temu enova365 może pełnić również funkcję repozytorium dokumentów budżetowych, w którym mamy nie tylko sam dokument, ale też informację o jego statusie i historii.

Bądź na bieżąco

Dołącz do naszego newslettera

„*” oznacza pola wymagane

E-mail*

Consent*

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką prywatności*

Wyślij

Proces przygotowania planu finansowego jednostki budżetowej krok po kroku

Oto jak w praktyce wygląda praca z nową funkcją w systemie enova365.

1. Przeliczenie zestawienia księgowego

Na przygotowanych definicjach przeliczasz i zapisujesz wyniki dla planu dochodów lub wydatków. Przed zatwierdzeniem możesz skorzystać z trybu korekty ręcznej – wartości zmienione ręcznie od razu wyróżniają się kolorem czerwonym.

2. Utworzenie formularza sprawozdania

Na dedykowanej liście Księgowość/ Sprawozdania budżetowe przechodzisz na zakładkę Plan finansowy i dodajesz nowy dokument, wskazując rok budżetowy oraz zakres (dochody lub wydatki).

3. Uzupełnienie danych nagłówkowych

W zakładce Ogólne wprowadzasz numer uchwały lub zarządzenia, datę wejścia w życie oraz kategoryzację dokumentu (np. projekt budżetu, plan finansowy czy zmiana planu finansowego).

4. Podpięcie wyników i generowanie eksportu

W zakładce Wynik zestawienia dołączasz wcześniej zatwierdzony i zapisany wynik przeliczenia. Następnie generujesz gotowy plik XML dla BeSTi@ lub drukujesz raport pomocniczy wspierający wprowadzenie danych w systemie TREZOR.

Zrób pierwszy krok ku automatyzacji planowania budżetowego!

Jeżeli księgowość budżetowa to Twoja codzienność, nie trać czasu na ręczne weryfikowanie klasyfikacji budżetowej i żmudne operacje w arkuszach kalkulacyjnych. Przekonaj się, jak enova365 może usprawnić pracę działu finansowo-księgowego jednostki budżetowej. Umów się na bezpłatną prezentację nowej funkcji enova365 dla jednostek budżetowych i zobacz, jak zautomatyzować przygotowanie planów finansowych w Twojej organizacji!

Więcej artykułów dotyczących tego, jak urzędy i jednostki budżetowe wykorzystują nowoczesne technologie, aby usprawniać procesy, ograniczać pracę ręczną i lepiej zarządzać danymi. Przeczytaj więcej artykułów o cyfryzacji w urzędzie