Wdrożenie systemu ERP enova365 w Hurtowni Medycznej

ICE4MED.pl jest hurtownią medyczną z rozbudowanym sklepem internetowym. Firma zapewnia zaopatrzenie w wyroby medyczne i sprzęt medyczny, środki ochrony indywidualnej, środki dezynfekujące i materiały higieniczne.
Od powstania spółki obsłużyli ponad 13 tysięcy różnych podmiotów – od sektora publicznego, przez prywatne placówki, kończąc na osobach prywatnych.
zobacz inne case study zamów demo

Informacje o kliencie

ICE4MED.pl jest hurtownią medyczną z rozbudowanym sklepem internetowym. Firma zapewnia zaopatrzenie w wyroby medyczne i sprzęt medyczny, środki ochrony indywidualnej, środki dezynfekujące i materiały higieniczne.
Od powstania spółki obsłużyli ponad 13 tysięcy różnych podmiotów – od sektora publicznego, przez prywatne placówki, kończąc na osobach prywatnych.

Poza sprzedażą firma świadczy także usługi sourcingu zakupowego, jako tzw. umbrella supplier, współpracując z klientami w procesie zakupów i poszukując najlepszych ofert w zakresie danych produktów.

ICE4MED.pl dostarcza zaopatrzenie np. do szpitali, aptek, przychodni, gabinetów medycznych i stomatologicznych, a także dla podmiotów z branży gastronomicznej, przemysłowej, beauty i innych. Współpraca z ICE4MED.pl to gwarancja jakości, dotrzymanych terminów dostaw i zadowolenia z zakupu.

Cele i wyzwania

W związku z rosnącą liczbą zamówień, głównym celem wdrożenia systemu enova365 w firmie Ice4Med było:

  • 1. Usprawnienie procesu sprzedaży.
  • 2. Łatwiejsza kontrola stanów magazynowych i należności finansowych.
  • 3. Ogólna poprawa efektywności prowadzonej działalności.

Dotychczasowa obsługa zamówień internetowych nie była zautomatyzowana, co angażowało zbyt wielu pracowników oraz wydłużało czas realizacji zamówień. Dużym wyzwaniem było opracowanie integracji z zewnętrznym systemem sprzedaży, jakim jest sklep internetowy oparty na platformie Shoper, wraz z obsługą wariantów produktów.

Jakie rozwiązania uzyskano dzięki wdrożeniu enova365?

Wdrożenie modułu “Handel”, wraz z integracją z zewnętrznym systemem sprzedaży, jakim był sklep internetowy ICE4MED, znacząco poprawiło szybkość obsługi zamówień oraz procesu fakturowania. Istotnym elementem wdrożenia była też optymalizacja kilku innych procesów w przedsiębiorstwie, czyli głównie procedur ofertowania i składania zamówień.

Klient wymagał intuicyjności obsługi wdrażanych funkcji oraz wysokiej mobilności wdrożonych rozwiązań, czyli np. możliwość logowania się do systemu poza firmą z tabletu lub smartfona.

Jak przebiegało wdrożenie i jak pomogło klientowi?

Wdrożenie opierało się na rozwiązaniu enova365 w wersji multi, które pozwoliło na dostęp operatorów systemu z dowolnego miejsca pracy. Operatorzy zyskali możliwość pracy zarówno przez stronę WWW, jak i przez aplikację mobilną. Dzięki przygotowaniu odpowiedniego obiegu dokumentów (np. automatycznego pobierania zamówień internetowych do systemu enova365 z odpowiednią konfiguracją i mapowaniem cech), klient zyskał optymalizację czasu pracy potrzebnego na obsługę poszczególnych zamówień.

Konfiguracja właściwych relacji między dokumentami przyniosła dodatkowe oszczędności i pozwoliła zredukować do minimum czas potrzebny na przygotowanie dokumentów handlowych oraz wysyłkę towarów. Dzięki kontroli stanów magazynowych firma może wcześniej reagować na dynamiczną zmianę stanów magazynowych i z wyprzedzeniem planować kolejne dostawy.

Duże znaczenie dla klienta miał również proces automatyzacji procesów występujących w firmie. Dzięki właściwemu wdrożeniu dodatku “Harmonogram zadań”, wiele czynności zostało zautomatyzowanych (od standardowych funkcjonalności jak automatyczne pobieranie kursów walut aż po wysyłkę dokumentów i raportów). Podobnie jak wymienione wcześniej rozwiązania, te elementy wdrożenia również przyniosły oczekiwane zyski w postaci oszczędności czasu pracy pracowników. Większe możliwości czasowe oznaczały dla firmy okazję na zwiększenie realizowanych zamówień.

Osiągnięte rezultaty

Z

Znaczne usprawnienie procesu sprzedaży

Automatyczne tworzenie dokumentów, zmiana statusów zamówień, ściąganie pozycji z magazynu w oparciu o integrację ze sklepem internetowym, zamówienia.
Z

Dokładna kontrola stanów magazynowych

Dzięki czemu uzupełnienia można planować i realizować z wyprzedzeniem – Dwustronna integracja enova <-> Shoper
Z

Zautomatyzowany obieg dokumentów

Od oferty poprzez zamówienie po wystawienie dokumentów sprzedaży i wydania magazynowego
Z

Od 30-40% oszczędności czasu

który został przeznaczony na działania zwiększające sprzedaż

opinia klienta

Jan Szczepanik

Korzystamy z systemu ENOVA od rozpoczęcia naszej działalności. Przy intensywnej skali wzrostu ilości zamówień oraz asortymentu niezbędne było zoptymalizowanie procesu wprowadzania zamówień i wystawiania dokumentów handlowych. Wcześniej większość procesów wymagała ręcznego tworzenia i przenoszenia danych, generowania faktur i korespondowania z klientami. Uruchomienie integratora pozwoliło na automatyczny transfer danych oraz na automatyzację korespondencji z zamawiającymi. Ograniczyło to ilość pracy zespołu oraz zmniejszyło ilość występujących błędów. Zaoszczędzone zasoby mogliśmy przekierować na dalsze działania rozwojowe naszej oferty i pozyskiwanie klientów. Zespół itDesk podszedł z dużą otwartości do stworzenia dedykowanego rozwiązania, które nie było dostępne na rynku. W pierwszej fazie projektu przeprowadzony został szczegółowy proces analityczny na różnych szczeblach organizacyjnych naszej firmy. Otrzymaliśmy także spore wsparcie w zakresie dostosowania systemu ENOVA do naszych potrzeb. Wdrożenie stworzonego rozwiązania pozwoliło na osiągnięcie założonych efektów.

Dlaczego itdesk?

itDesk autoryzowany partner enova365

Firma itDesk świadczy usługi informatyczne od 1996 r. w woj. Opolskim, Dolnośląskim oraz Śląskim. Obecnie firma zatrudnia ponad pięćdziesięciu specjalistów z zakresu informatyki uzyskując tym samym pozycję największego Autoryzowanego Partnera systemu enova365 w regionie.

doświadczenia we wdrażaniu systemów ERP

doświadczenia we wdrażaniu enova365