Wdrożenie systemu ERP enova365 w Biurze Rachunkowym

Nova Fakta to nowoczesne biuro rachunkowe z Opola, zapewniające kompleksowe prowadzenie księgowości (księgi handlowe, księgi przychodów i rozchodów, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, deklaracje podatkowe oraz pełne wsparcie i doradztwo dla biznesu). Nova Fakta zajmuje się również świadczeniem usług szkoleniowych oraz doradczych dla systemu enova365 z zakresu Księgowości, Kadr i Płac, Środków trwałych oraz innych modułów finansowo księgowych. Po prostu nowoczesna księgowość. Przeczytaj nasze case study, aby dowiedzieć się jak pomogliśmy tej firmie.

zobacz inne case study zamów demo

Informacje o kliencie

Nova Fakta to nowoczesne biuro rachunkowe z Opola, zapewniające kompleksowe prowadzenie księgowości (księgi handlowe, księgi przychodów i rozchodów, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, deklaracje podatkowe oraz pełne wsparcie i doradztwo dla biznesu). Nova Fakta zajmuje się również świadczeniem usług szkoleniowych oraz doradczych dla systemu enova365 z zakresu Księgowości, Kadr i Płac, Środków
trwałych oraz innych modułów finansowo księgowych. Po prostu nowoczesna księgowość.

Cele i wyzwania

Projekt wdrożenia systemu ERP był odpowiedzią na zidentyfikowany problem w postaci niewystarczającego stopnia wykorzystania technologii informacyjno–komunikacyjnych w bieżącej działalności Spółki. Wprowadzone rozwiązania miały umożliwić realizację celu jaki stawia przed sobą Zarząd, czyli
wzrost konkurencyjności Nova Fakta na rynku biur rachunkowych, dzięki maksymalnej automatyzacji procesów własnych oraz jej klientów.

Działania zaplanowane do osiągnięcia celu

usprawnienie pracy zdalnej pracownikom,
umożliwienie świadczenia usług księgowych tylko w oparciu o model pracy zdalnej,
usprawnienie procesu zamykania miesiąca, w tym generowania raportów rozliczających usługi oraz faktur sprzedaży,
zapewnienie równoległej pracy w systemie dla większej liczby pracowników,
usprawnienie procesu wprowadzania dokumentów
usprawnienie procesu w zakresie wprowadzania wyciągów bankowych
usprawnienie procesu przechowywania dokumentów
usprawnienie procesu opisywania dokumentów
usprawnienie procesu dekretowania dokumentów
usprawnienie procesu wprowadzania nieobecności oraz wyliczania wynagrodzeń
usprawnienie procesu informowania klienta o należnościach podatkowych oraz stanu nieobecności
usprawnienie procesu rozliczania delegacji
usprawnienie procesu rozliczania pracowników eksportowych
usprawnienie procesu rozliczania pracowników w rozbiciu na projekty
usprawnienie procesu przekazywania danych z i do zewnętrznych systemów informatycznych
usprawnienie procesu finansowego, czyli informowanie o nadchodzących płatnościach, windykacja należności i planowanie płatności
usprawnienie procesu księgowego (wewnętrznego)
usprawnienie procesu związanego z zasobami ludzkimi (zarządzanie nieobecnościami i wnioskami urlopowymi,
zapewnienie zgodności z przepisami systemu informatycznego
zapewnienie ciągłości działania systemu informatycznego

Problemy rozwiązane dzięki poszczególnym modułom i dodatkom wprowadzonym podczas wdrożenia

Z

Usprawnienie pracy zdalnej

Wprowadzenie funkcjonalności Praca Zdalna oraz wykorzystanie Chmury obliczeniowej usprawniło pracę zdalną w firmie. Rozwiązało to problemy związane z koniecznością pracy na miejscu i usprawniło procesy wprowadzone w związku z pandemią COVID.

Z

Zmiana modelu biznesowego na pracę online z klientem końcowym.

Wprowadzenie Chmury obliczeniowej, Podgląd BR, Pulpitu klienta biura rachunkowego, Pulpitu Pracownika, Pulpitu Kierownika, modułu DMS oraz DMS Workflow dało możliwość zmiany modelu biznesowego na pracę online z klientem końcowym. Rozwiązało to też problem związany z lokalizacją klientów Nova Fakta (rozszerzył się obszar działalności Spółki). Spełniony został cel firmy, czyli usunięcie problemu związanego z konkurencyjnością w obszarze usług rachunkowości

Z

Skrócenie czasu zamykania miesiąca

Wprowadzenie Harmonogramu zadań oraz algorytmów automatyzujących pozwoliło na skrócenie czasu zamykania miesiąca, w tym tworzenia i wysyłania raportów rozliczających oraz wystawiania faktur sprzedaży. Rozwiązało to problem związany z wysokim zaangażowaniem czasowym w procesy niewpływające bezpośrednio na przychody Spółki. Efektem jest większa ilość czasu jaki pracownicy biura mogą poświęcić na zadania generujące przychód Nova Fakta.

Z

Umożliwienie większej liczbie pracowników jednoczesną pracę w systemie informatycznym.

Zakup dodatkowych stanowisk pracy w modułach Kadry Płace BR, Księga Podatkowa BR, Księga Handlowa BR, Faktury BR, Projekty BR, to z kolei umożliwienie większej liczbie pracowników jednoczesną pracę w systemie informatycznym. Rozwiązało to problem z dostępnością funkcji systemu dla poszczególnych pracowników oraz zmniejszyło czas oczekiwania na zakończenie pracy przez innego pracownika w danym module, który wynikał z dynamicznego rozwoju spółki.

Z

Usprawnienie procesów świadczenia usług

Wprowadzenie DMS, DMS i Workflow, Harmonogram zadań, Chmury obliczeniowej, Pulpitu klienta biura rachunkowego, Pulpitu Pracownika, Pulpitu Kierownika, Podgląd BR, Importy księgowe, Eksporty księgowe, Pracownicy eksportowi, delegacje, projekty, pracownicy koszt projektów pozwoliło na usprawnienie procesów świadczenia usług. Efektem zastosowanych rozwiązań jest zwiększenie mocy produkcyjnych oraz wydajniejsza praca pracowników na rzecz klientów. Tym samym większa liczba klientów może być obsłużona w tym samym czasie. Rozwiązało to problem niskiej wydajności pracy.

Z

Usprawnienie procesu finansowego w Spółce

Wprowadzenie dodatków Harmonogram zadań i Preliminarz EŚP zagwarantowało usprawnienie procesu finansowego w Spółce przy wykorzystaniu zautomatyzowanej windykacji należności. Dzięki temu zwiększyła się skuteczność ściągalności należności w terminie, a sprawniejsze zarządzanie środkami pieniężnymi jest teraz możliwe dzięki wdrożeniu Preliminarza (co rozwiązało problem związany z płynnością finansową Wnioskodawcy).

Z

Większa kontrola nad zobowiązaniami i należnościami

Wprowadzenie dodatku Elektroniczne wyciągi bankowe usprawniło proces w zakresie wprowadzania wyciągów bankowych (zarówno własnych, jak i Klientów). Wprowadzone algorytmy eliminują czasochłonne rozliczanie rozrachunków. Dzięki tym rozwiązaniom Spółka ma większą kontrolę nad zobowiązaniami i należnościami, a zautomatyzowany proces importowania danych z historii rachunku do systemu zwiększył aktualność danych w systemie. Rozwiązało to problem związany z utrzymywaniem aktualnych danych finansowych w systemie oraz usunęło niedogodności związane z zarządzaniem płatnościami odłożonymi w czasie.

Z

Automatyzacja procesu księgowania

Zastosowanie zaawansowanych schematów księgowych, dedykowanych bibliotek do generowania opisów analitycznych, wprowadzenia modułu Projekty i wykorzystania schematów podziałowych oznaczało automatyzację procesu księgowania poprzez wdrożone algorytmy i schematy księgowania. To usunęło problem niskiej wydajności pracy, a czas zaoszczędzony na procesie wewnętrznym może zostać efektywniej wykorzystany do realizacji usług na rzecz klientów.

opinia klienta

Katarzyna Lubojańska

prezes Nova Fakta Sp. z o.o

Nastąpiła u nas znacząca modyfikacja i usprawnienie najważniejszych procesów biznesowych. W odniesieniu do naszych usług rachunkowych, zwiększyła się nasza efektywność na rynku. Wdrożone rozwiązania informatyczne pozwoliły wygenerować większe przychody oraz poprawić jakość pracy w firmie, również dzięki optymalizacji czasu pracy. Nastąpiło wzmocnienie jego potencjału rozwojowego, wzrosła przewaga konkurencyjna, a tym samym poprawiła się sytuacja rynkowa naszej firmy. Przełożyło się to na osiągane wyniki. Wdrożenie przebiegło sprawnie i bez zakłóceń w bieżącym funkcjonowaniu biura, a wszystkie elementy były wprowadzane w sposób usystematyzowany. Testowanie i optymalizacja prowadzona była na podstawie naszych bieżących uwag. Serdecznie polecam itDesk!”

Dlaczego itdesk?

itDesk autoryzowany partner enova365

Firma itDesk świadczy usługi informatyczne od 1996 r. w woj. Opolskim, Dolnośląskim oraz Śląskim. Obecnie firma zatrudnia ponad pięćdziesięciu specjalistów z zakresu informatyki uzyskując tym samym pozycję największego Autoryzowanego Partnera systemu enova365 w regionie.