Wdrożenie ERP w biurze rachunkowym nie kończy się w dniu uruchomienia systemu. Firmy księgowe pozyskują klientów, zatrudniają pracowników, zmieniają sposób wymiany dokumentów i dostosowują się do obowiązków prawnych. W efekcie procesy mogą z czasem wymagać uporządkowania lub automatyzacji. Mimo to kontakt z firmą wdrożeniową często następuje dopiero, gdy pojawia się błąd albo nie można wykonać ważnej operacji. Tymczasem o konsultację warto prosić zawsze, gdy zespół kolejny raz konfiguruje podobną bazę, wykonuje cykliczne operacje ręcznie albo wykorzystuje tylko niewielką część dostępnych funkcji. Co obejmuje dobra opieka powdrożeniowa? Poznaj wskazówki TwentyTwentyIT.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

• po czym poznać, że warto skonsultować konfigurację enova365 z firmą wdrożeniową,
• jak lepiej wykorzystać możliwości enova365 bez kosztownych zmian organizacyjnych,
• w czym może pomóc biurom rachunkowych autoryzowany partner enova365,
• co może zyskać biuro rachunkowe, które rozwija system wraz ze zmieniającymi się potrzebami.

1. Masz kolejnego klienta z identycznym sposobem rozliczeń

Każdy klient biura rachunkowego ma własną specyfikę. Nie oznacza to jednak, że każdą nową bazę trzeba przygotowywać całkowicie od początku. Firmy działające w tej samej branży lub obsługiwane w podobnym modelu często mają zbliżony plan kont, schematy księgowe czy raporty.

Jeżeli takie elementy są za każdym razem konfigurowane ręcznie, wdrożenie nowego klienta zajmuje więcej czasu i zwiększa ryzyko różnic między bazami. Księgowi mogą stosować różne nazewnictwo, różnie skonfigurować schematy albo pominąć ustawienie, które w pozostałych firmach jest już standardem.

Co zrobi firma wdrożeniowa?

Autoryzowany partner może pomóc przygotować bazę wzorcową lub uporządkowany zestaw konfiguracji stanowiących punkt wyjścia dla kolejnych wdrożeń. Może on obejmować m. in.:

• plan kont,
• schematy księgowe,
• definicje dokumentów,
• podstawowe raporty oraz ustawienia stosowane przez biuro w określonej grupie klientów.

Baza wzorcowa nie musi oznaczać identycznego modelu dla każdej firmy. Nowy klient nadal może wymagać indywidualnych kont czy dodatkowych ewidencji. Chodzi o to, aby nie konfigurować ponownie elementów, które są już sprawdzone i powtarzalne.

Jak skorzysta biuro rachunkowe?

Takie podejście skraca czas uruchomienia obsługi, ogranicza błędy konfiguracyjne i ułatwia zachowanie spójnego standardu. Jest też pomocne przy szkoleniu pracowników, ponieważ podobne typy klientów są obsługiwane według tych samych zasad.

2. Księgowe co miesiąc wykonują te same czynności ręcznie

Powtarzalność jest jednym z sygnałów wskazujących, że proces warto przeanalizować. Jeżeli dana czynność ma stałą kolejność, wykorzystuje podobne dane i jest wykonywana w każdym miesiącu, może istnieć możliwość jej częściowego lub pełnego zautomatyzowania.

Dotyczy to między innymi generowania raportów, importowania dokumentów, czy też tworzenia zestawień. Pojedyncze zadanie może zajmować tylko kilka minut. Powtarzane dla kilkudziesięciu firm staje się jednak istotnym obciążeniem.

Ręczne wykonywanie cyklicznych czynności oznacza również ryzyko pominięcia jednego klienta, wybrania niewłaściwego okresu albo uruchomienia operacji w nieodpowiedniej kolejności. Proces jest wtedy zależny od pamięci i doświadczenia konkretnego pracownika.

Co zrobi firma wdrożeniowa?

Autoryzowany partner może przeanalizować kolejne kroki i sprawdzić możliwość wykorzystania harmonogramu zadań czy też stworzyć rozwiązania do generowania raportów i zestawień, tak by odpowiadały potrzebom i były dopasowane do pracy biura.

Nie każda czynność powinna odbywać się bez nadzoru. W wielu przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest automatyczne przygotowanie danych, po którym księgowa przeprowadza kontrolę i zatwierdza wynik. Zespół nie traci wtedy wpływu na proces, ale nie musi ręcznie wykonywać wszystkich operacji technicznych.

Jak skorzysta biuro rachunkowe?

Korzyścią jest nie tylko oszczędność czasu. Automatyzacja pozwala zachować powtarzalny przebieg procesu, ograniczyć pominięcia i zmniejszyć zależność od wiedzy jednej osoby.

biuro rachunkowe

Automatyzacja procesów w biurze rachunkowym – poznaj 9 obszarów, które zmienia robotyzacja

28.09.2023

10 min 

3. Wdrażasz KSeF i zastanawiasz się, jak zorganizować współpracę z klientami

Uruchomienie obsługi KSeF w systemie jest ważnym etapem, ale nie rozwiązuje wszystkich kwestii organizacyjnych. Biuro rachunkowe musi jeszcze ustalić, w jaki sposób faktury będą pobierane, sprawdzane, akceptowane i przekazywane do księgowania.

Samo pojawienie się dokumentu w KSeF nie oznacza, że jest on gotowy do ujęcia w księgach. Klient może potrzebować potwierdzić zasadność kosztu, wskazać właściwy dział lub projekt, opisać zakup albo wyjaśnić rozbieżność. Bez ustalonego obiegu takie informacje są zbierane w wiadomościach e-mail i rozmowach, przez co proces staje się trudny do kontrolowania.

W czym pomoże firma wdrożeniowa?

Wspólnie z autoryzowanym partnerem warto odpowiedzieć na kilka pytań:

• kto pobiera dokumenty z KSeF,
• kto odpowiada za ich weryfikację i akceptację,
• kiedy dokument może zostać przekazany do księgowania,
• jak obsługiwane są faktury wymagające wyjaśnienia,
• jakie uprawnienia powinno mieć biuro, a jakie klient,
• gdzie ma być zapisywana informacja o statusie dokumentu.

Na tej podstawie można zaprojektować proces dopasowany do sposobu działania biura i jego klientów. W jednym przypadku dokumenty mogą być weryfikowane przez przedsiębiorcę, a następnie przekazywane księgowej. W innym klient może pozostawić pobieranie faktur po stronie biura, zachowując obowiązek ich opisania lub zaakceptowania.

Rolą partnera jest nie tylko uruchomienie odpowiednich funkcji, ale również pomoc w przełożeniu ustalonego modelu na konfigurację systemu, uprawnienia i obieg informacji.

Jak skorzysta biuro rachunkowe?

Biuro zyskuje dzięki temu czytelne zasady współpracy. Księgowi wiedzą, które dokumenty są gotowe do obsługi, a klient rozumie, za jakie czynności odpowiada przed przekazaniem faktury do księgowania.

4. Klient chce pracować z biurem na jednym systemie

Coraz więcej przedsiębiorców nie chce ograniczać współpracy z biurem rachunkowym do przesyłania dokumentów. Oczekują dostępu do aktualnych danych, należności i zobowiązań. Część z nich chce również wystawiać dokumenty, prowadzić gospodarkę magazynową lub wykonywać określone operacje bezpośrednio w systemie.

Wspólna praca w jednym środowisku pozwala obu stronom korzystać z tej samej bazy danych. Dzięki temu dokumenty wystawione przez klienta są od razu dostępne dla biura rachunkowego, bez konieczności eksportowania plików, przesyłania ich e-mailem czy uzgadniania kolejnych wersji zestawień po zakończeniu miesiąca. Wymaga jednak dokładnego zaprojektowania ról.

Należy ustalić, które zadania wykonuje klient, a które pozostają po stronie biura. Trzeba również określić, do jakich danych mogą mieć dostęp poszczególni użytkownicy.

W czym pomoże firma wdrożeniowa?

Autoryzowany partner może pomóc zaplanować:

• zakres obowiązków klienta i biura rachunkowego,
• sposób przekazywania i opisywania dokumentów,
• role oraz poziomy uprawnień,
• zasady akceptacji dokumentów,
• bezpieczny dostęp do danych.

Przykładowo klient może wystawiać dokumenty sprzedaży, prowadzić magazyn, kontrolować rozrachunki i przekazywać faktury kosztowe, natomiast biuro odpowiada za ich weryfikację, księgowanie i rozliczenia podatkowe. Ponieważ obie strony pracują na tej samej bazie danych, wystawione dokumenty są od razu widoczne dla biura rachunkowego i nie wymagają dodatkowego przekazywania. Każda ze stron wykonuje inne zadania, ale korzysta z tych samych, aktualnych danych.

Jak skorzysta biuro rachunkowe?

Dobrze przygotowany model współpracy skraca drogę dokumentu od jego wystawienia lub otrzymania do ujęcia w księgach. Ogranicza też liczbę uzgodnień wynikających z pracy w oddzielnych programach.

Obejrzyj

biuro rachunkowe

Case study automatyzacji księgowości w UHY ECA Outsourcing

10.10.2022

7 min 

5. Zatrudniasz nowe osoby i chcesz, żeby pracowały tak samo jak reszta zespołu

Zatrudnienie kolejnej księgowej jest dobrym momentem, aby przyjrzeć się sposobowi korzystania z systemu. Nowa osoba może mieć duże doświadczenie zawodowe, ale nie znać organizacji, baz, przyjętych schematów, raportów i procedur obowiązujących w konkretnym biurze.

Bez uporządkowanego wdrożenia każdy pracownik zaczyna tworzyć własny sposób pracy. Jedna osoba korzysta z przygotowanych schematów, druga wprowadza dane ręcznie. Jedna zapisuje ważne informacje w systemie, druga przechowuje je w osobnym arkuszu. Z czasem prowadzi to do różnic w obsłudze klientów oraz utrudnia zastępowanie nieobecnych pracowników.

W czym pomoże firma wdrożeniowa?

Autoryzowany partner może przeprowadzić szkolenie dopasowane do roli nowej osoby i procesów stosowanych w biurze. Nie musi to być ogólna prezentacja wszystkich możliwości enova365. Większą wartość daje pokazanie funkcji, z których pracownik będzie korzystać podczas codziennej obsługi określonej grupy klientów.

Warto przy tej okazji zweryfikować również uprawnienia użytkownika. Nowa osoba powinna mieć dostęp do danych i operacji potrzebnych do wykonywania obowiązków, ale niekoniecznie do całej konfiguracji lub wszystkich baz.

Szkolenia powinny być organizowane nie tylko przy zatrudnianiu pracowników. Cykliczne spotkania pomagają utrwalać wiedzę, ujednolicać sposób pracy i poznawać funkcje dodane w kolejnych wersjach systemu.

Jak skorzysta biuro rachunkowe?

Korzyścią jest krótszy czas wdrożenia pracownika oraz bardziej przewidywalna jakość obsługi. Biuro ogranicza też zależność od indywidualnych przyzwyczajeń poszczególnych księgowych.

6. Czujesz, że wykorzystujesz tylko część możliwości enova365

System i potrzeby biura rachunkowego stale się zmieniają. Konfiguracja przygotowana kilka lat wcześniej mogła dobrze odpowiadać ówczesnej liczbie klientów i zakresowi usług, ale z czasem przestać wspierać organizację w wystarczającym stopniu.

Zespół często przyzwyczaja się do określonego sposobu wykonywania czynności. Jeżeli proces działa, nawet kosztem dodatkowego czasu, rzadko staje się przedmiotem ponownej analizy. W efekcie część danych nadal jest przenoszona przez arkusze, raporty są przygotowywane ręcznie, a funkcje dostępne w systemie pozostają niewykorzystane.

W czym pomoże firma wdrożeniowa?

Warto wtedy przeprowadzić przegląd sposobu korzystania z enova365. Autoryzowany partner może porozmawiać z użytkownikami, przeanalizować najczęściej wykonywane operacje oraz wskazać obszary, w których system nie odpowiada już aktualnej organizacji pracy.

Analiza może objąć między innymi procesy prowadzone poza enova365, dodatkowe arkusze, niewykorzystywane moduły, powtarzalne operacje oraz raporty przygotowywane ręcznie. Czasami rozwiązaniem będzie zmiana konfiguracji. W innym przypadku wystarczy uruchomienie dostępnej funkcji lub krótkie szkolenie.

Nie każda optymalizacja wymaga dużego projektu. Niewielka zmiana wykonana w często powtarzanym procesie może przynieść większą oszczędność niż rozbudowane usprawnienie wykorzystywane kilka razy w roku.

Jak skorzysta biuro rachunkowe?

Okresowy przegląd pozwala rozwijać system stopniowo i wykorzystywać możliwości, które pojawiły się już po pierwszym wdrożeniu.

7. Klienci oczekują większej samoobsługi

Klienci biura rachunkowego coraz częściej chcą mieć dostęp do informacji bez konieczności wysyłania każdej prośby e-mailem. Dotyczy to zarówno przekazywania dokumentów i sprawdzania rozliczeń, jak i procesów kadrowych realizowanych w obsługiwanych firmach.

Przy tradycyjnym modelu nawet prosta sprawa angażuje pracownika biura. Klient pyta o kwotę podatku, prosi o ponowne przesłanie dokumentu lub chce potwierdzić, czy faktura została już zaksięgowana. Każda wiadomość może wymagać otwarcia bazy, sprawdzenia danych i przygotowania odpowiedzi.

W zależności od zakresu współpracy warto rozważyć wykorzystanie Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego, Pulpitu Pracownika lub Pulpitu Kierownika. Rozwiązania te mogą zapewniać użytkownikom dostęp do wybranych informacji i procesów bez udostępniania całego systemu.

Klient biura może przekazywać dokumenty i korzystać z udostępnionych danych. Pracownik firmy obsługiwanej przez biuro może złożyć wniosek urlopowy, a kierownik zatwierdzić informację dotyczącą swojego zespołu.

W czym pomoże firma wdrożeniowa?

Autoryzowany partner pomaga ustalić, które funkcje rzeczywiście warto udostępnić. Zbyt szeroki zakres może utrudnić korzystanie z narzędzia, natomiast zbyt ograniczony nie zmniejszy liczby zapytań kierowanych do biura.

Samoobsługa nie oznacza przeniesienia całej odpowiedzialności na klienta. Jej celem jest ograniczenie prostych operacji informacyjnych i umożliwienie użytkownikom wykonywania czynności, które nie wymagają udziału księgowej.

Co zyskuje biuro rachunkowe?

Biuro zyskuje dzięki temu mniej powtarzalnych wiadomości, szybszy przepływ informacji i większą przejrzystość współpracy. Pracownicy mogą skupić się na zadaniach wymagających wiedzy księgowej zamiast na wyszukiwaniu i ponownym przesyłaniu danych.

Bądź na bieżąco

Dołącz do naszego newslettera

„*” oznacza pola wymagane

E-mail*

Consent*

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką prywatności*

Wyślij

System powinien rozwijać się razem z biurem rachunkowym

Dobrym momentem na kontakt z autoryzowanym partnerem nie jest wyłącznie chwila, gdy coś nie działa. Warto zrobić to także wtedy, gdy obecna konfiguracja nadal pozwala wykonywać obowiązki, ale zaczyna ograniczać rozwój biura.

Takim sygnałem mogą być regularnie powtarzane operacje, długi czas wdrażania nowych klientów, różnice w sposobie pracy księgowych albo coraz większa liczba informacji przekazywanych poza systemem. Problemy te często narastają stopniowo, dlatego przez długi czas są traktowane jako naturalny element codziennej obsługi.

Kontakt z partnerem pozwala spojrzeć na proces z innej perspektywy i sprawdzić, czy część pracy można ujednolicić, uprościć lub zautomatyzować. Nie zawsze wymaga to zakupu kolejnego modułu albo przeprowadzenia dużego projektu. Czasami wystarczy zmiana ustawień, przygotowanie wzorca, uruchomienie dostępnego mechanizmu lub uzupełnienie wiedzy zespołu.

System ERP enova365 może rozwijać się razem z biurem rachunkowym, ale wymaga okresowego dopasowania do nowych klientów, procesów i oczekiwań użytkowników. Dzięki opiece powdrożeniowej zmiany można wprowadzać stopniowo — zanim ręczne czynności i niespójne zasady zaczną ograniczać dalszy rozwój organizacji.