Generowanie deklaracji JPK czy zamykanie miesiąca osobno dla każdego klienta zajmuje księgowym mnóstwo czasu. Na realnym przykładzie pokazujemy, jak masowa obsługa klientów zwiększa efektywność pracy biura rachunkowego i jednocześnie podnosi jakość świadczonych usług.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

• jak wykonywać te same czynności księgowe dla wielu klientów jednocześnie,
• jak masowo kontrolować statusy JPK, VAT i ZUS bez ręcznej weryfikacji,
• w jaki sposób ograniczyć ryzyko błędów i zwiększyć bezpieczeństwo rozliczeń,
• jak centralne zarządzanie danymi i uprawnieniami usprawnia pracę księgowych,
• jakie efekty przyniosło wdrożenie masowej obsługi klientów w biurze rachunkowym.

Problem: powielanie tych samych czynności administracyjnych i kontrolnych

Księgowi z biura rachunkowego Beaty Liro wykonywali te same czynności administracyjne i kontrolne dla każdego klienta z osobna. Dla każdej z obsługiwanych firm musieli zamknąć miesiąc i wygenerować deklaracje JPK, VAT czy ZUS. Wymagało to zalogowania się do bazy każdego klienta i wykonania tej samej pracy. Pracochłonność z tym związana nie była jednak jedynym problemem. Pozostałe to między innymi:

• niespójność kartotek – rozproszenie danych sprzyjało powstawaniu duplikatów kontrahentów oraz różnicom w numeracji dokumentów,
• brak centralnego nadzoru – zarządzanie uprawnieniami operatorów i bezpieczeństwem w wielu bazach było utrudnione i wymagało powtarzalnej konfiguracji,
• ograniczona weryfikacja zewnętrzna – brak możliwości masowej kontroli statusów VIES czy parametrów VAT zwiększał ryzyko podatkowe zarówno biura, jak i jego klientów.

Rozwiązanie: praca na wielu bazach czyli praca dla wielu firm jednocześnie

Masowa obsługa wielu klientów w tym samym czasie

Biuro rachunkowe Beaty Liro postanowiło wdrożyć system dla biur rachunkowych, który pozwoli wykonywać rutynowe czynności zbiorczo, oszczędzając czas i podnosząc bezpieczeństwo rozliczeń.

Rozwiązaniem zaproponowanym przez partnera wdrożeniowego, firmę BST Sp. z o.o., był system ERP enova365 w pakiecie dla biur rachunkowych, w tym praca na wielu bazach. To rozwiązanie całkowicie zmienia sposób interakcji księgowych z biura rachunkowego z systemem.

Na czym polega praca na wielu bazach? Jest oparta na 3 filarach:

• bazie zarządczej, która pełni rolę centralnego panelu administracyjnego – to tutaj definiuje się role operatorów, spójne uprawnienia i konfiguracje, które są następnie dziedziczone przez bazy klientów,
• centralnym logowaniu, które zapewnia uporządkowany dostęp do wszystkich baz klienckich (slave) bez konieczności wielokrotnego wprowadzania haseł i przelogowywania się,
• panelu pracy zbiorczej – narzędziu, które pozwala na nadzór nad statusami wykonania prac, przeliczeniami podatków i wysyłką e-Deklaracji we wszystkich bazach jednocześnie. Księgowy nie musi już otwierać każdej firmy z osobna, by sprawdzić, czy JPK został wysłany – widzi to na jednym, zbiorczym zestawieniu.

W jaki sposób nowe rozwiązanie wspiera masową obsługę klientów w biurze rachunkowym?

Przed wdrożeniem, księgowa z biura rachunkowego musiała logować się do każdej z baz danych klienta oddzielnie, żeby sprawdzić, czy w każdej firmie zamknięto okres VAT, wygenerowano deklaracje i wysłano wymagane dokumenty. Kilkadziesiąt razy wykonywała te same czynności, co nie tylko zajmowało wiele godzin, ale też zwiększało ryzyko przeoczenia ważnych informacji.

Obecnie, dzięki pracy na wielu bazach księgowa loguje się tylko raz – przez bazę master. Na jednym ekranie widzi statusy wszystkich obsługiwanych firm. Może sprawdzić, które deklaracje zostały już wysłane, gdzie wystąpiły błędy i które zadania wymagają interwencji. Może również uruchomić wybrane operacje zbiorczo dla wielu klientów jednocześnie, zamiast wykonywać je osobno w każdej bazie.

Masowa kontrola danych – czyli koniec z ręczną weryfikacją

Centralizacja baz to tylko część udanego wdrożenia w biurze rachunkowym Beaty Liro. Aby realnie „robić raz dla wielu”, konieczne było wdrożenie narzędzi automatyzujących merytoryczną kontrolę danych. W Biurze Rachunkowym Beata Liro zaimplementowano autorski pakiet firmy wdrożeniowej – BST.KsięgaEXT. Narzędzie to wprowadziło masowe kontrole danych, które wcześniej wykonywano ręcznie. Aktualnie system automatycznie:

• wykrywa duplikaty kontrahentów w skali całego biura,
• czyści i porządkuje kartoteki,
• masowo weryfikuje statusy kontrahentów w rejestrach VIES oraz Ministerstwa Finansów,
• automatycznie importuje parametry zewnętrzne, takie jak kursy walut NBP.

Dzięki temu, zamiast poświęcać godziny na żmudną weryfikację każdego kontrahenta z osobna, system robi to w tle dla wszystkich podmiotów jednocześnie, generując ostrzeżenia tylko tam, gdzie wykryto nieprawidłowości. Jak wskazuje Bartłomiej Leś, prezes zarządu BST: „takie funkcje (…) znacząco skracają czas operacji przy większej liczbie klientów”.

Bądź na bieżąco

Dołącz do naszego newslettera

„*” oznacza pola wymagane

E-mail*

Consent*

Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką prywatności*

Wyślij

Efekty: znaczna oszczędność czasu i gotowość na nowych klientów

Efekty wdrożenia masowej obsługi klientów w biurze rachunkowym to przede wszystkim znaczący wzrost efektywności, przy wysokim poziomie obsługi klienta, i pełna skalowalność.

• Oszczędność czasu

Przede wszystkim drastycznie skrócono czas potrzebny na obsługę procesów masowych, takich jak importy danych z systemów zewnętrznych klientów czy wysyłka deklaracji. Beata Liro zauważa, że „usprawnione kontrole i operacje zbiorcze na kontrahentach oraz dokumentach wyraźnie przyspieszyły realizację zadań i zwiększyły efektywność całego zespołu.”

• Brak ograniczeń dla rozwoju

Biuro przestało być ograniczone zasobami czasowymi poświęcanymi na „klikanie” tych samych opcji w wielu miejscach, zyskując przestrzeń na doradztwo merytoryczne i wsparcie biznesowe dla swoich klientów.

• Bezpieczeństwo

Centralne zarządzanie bezpieczeństwem i uprawnieniami pozwala na szybki rozwój biznesu przy zachowaniu najwyższych standardów ochrony danych. „Szybkie przełączanie się między firmami oraz uporządkowany dostęp użytkowników pozwalają nam lepiej kontrolować zakresy uprawnień” – ocenia Beata Liro.

Automatyzacja procesów zbiorczych – FAQ