1. DMS – uporządkowany obieg dokumentów w firmie
Moduł DMS służy do organizacji i kontroli obiegu dokumentów w firmie. Pozwala pracować na dokumentach w sposób uporządkowany, według jasno określonych etapów, niezależnie od ich źródła.
Korzyści:
- wszystkie dokumenty dostępne w jednym miejscu,
- czytelny status dokumentu na każdym etapie,
- ograniczenie ręcznych czynności i ryzyka błędów.
Jak to działa w praktyce?
Dokument trafia do DMS i zostaje przypisany do odpowiedniego procesu. Następnie przechodzi przez ustalone etapy, takie jak weryfikacja, akceptacja lub archiwizacja, zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie.
TIP od itDesk
Dokumenty z KSeF, podobnie jak skany, mogą być automatycznie importowane do DMS i przetwarzane w zdefiniowanym procesie. Workflow zadba o przypisanie do sprawy, akceptację i przekazanie do właściwej komórki merytorycznej.
2. Matryce – automatyzacja powtarzalnych operacji
Dzięki gotowym schematom system sam uzupełnia większość pól, a operator podaje jedynie kluczowe dane. Dzięki matrycą możesz:
- Automatycznie generować opisy analityczne, terminy, opisy dokumentów
- Błyskawicznie wprowadzać dokumenty według ustalonych schematów
- Odciążyć operatorów, którzy nie muszą wypełniać większości pól ręcznie
Jak to działa w praktyce?
Podczas wprowadzania dokumentu operator wybiera odpowiednią matrycę, a system automatycznie uzupełnia większość pól: kontrahenta, wartości cech, konta księgowe, opisy analityczne, parametry płatności, typ operacji czy powiązania z kosztami.
TIP od itDesk
Już kilka dobrze przygotowanych matryc potrafi skrócić czas księgowania o kilkadziesiąt procent i znacząco odciążyć operatorów.
3. CRM – centrum informacji o kliencie
Wszystkie informacje dotyczące kontaktów, spraw w toku i historii współpracy są dostępne w jednym miejscu.
Jak to działa w praktyce?
Dokument (np. skan pisma lub faktura) może zostać powiązany z zadaniem i przekazany do odpowiedniej osoby lub działu. Status realizacji sprawy jest widoczny na każdym etapie, co ułatwia kontrolę i współpracę między zespołami.
TIP od itDesk
CRM można wykorzystać do automatycznego wysyłania wiadomości e-mail do kontrahentów z informacją o nieopłaconych fakturach (FV), co usprawnia kontrolę należności bez dodatkowej pracy.
4. KseF – Krajowy system e-Faktur
System enova365 umożliwia wystawianie oraz wysyłkę faktur ustrukturyzowanych do KSeF, zapewniając zgodność z obowiązującymi przepisami i pełną kontrolę nad statusem dokumentów.
Jak to działa w praktyce?
Faktura po wystawieniu jest weryfikowana, a następnie wysyłana do KSeF pojedynczo lub zbiorczo. System zapisuje status wysyłki oraz numer identyfikujący dokument w
TIP od itDesk
Sprawdź uprawnienia operatorów oraz poprawność tokena KSeF przed rozpoczęciem pracy produkcyjnej.
5. System kaucyjny
Po odpowiedniej konfiguracji system sam nalicza kaucje przy sprzedaży i zwrotach, automatycznie tworząc dokumenty rozliczeniowe.
Jak to działa w praktyce?
Przy każdym wydaniu lub przyjęciu towaru opakowania są automatycznie naliczane zgodnie z ustalonym schematem.
TIP od itDesk
Dokładnie przemyśl konfigurację schematów opakowań i przypisz je do właściwych towarów. Dzięki temu cały proces — od naliczenia po rozliczenie kaucji — będzie przebiegał automatycznie.
6. Integracja ERP z systemem zewnętrznym
System enova365 może automatycznie wymieniać dane z innymi używanymi w firmie systemami, takimi jak platformy służące do elektronicznego podpisywania dokumentów, platformy sprzedażowe czy systemy WMS. Dzięki temu te same informacje nie muszą być wprowadzane wielokrotnie.
Dane wprowadzone w jednym systemie są automatycznie pobierane do enova365 lub odwrotnie. Przykładowo dokument wystawiony w jednym miejscu może pojawić się w drugim systemie jako gotowy dokument do dalszej pracy.
TIP od itDesk
Aby uniknąć błędów, ustal w którym systemie dane mają być wprowadzane i traktuj go jako źródło prawdy dla pozostałych systemów.
7. Korzystanie z usług itDesk
Profesjonalne wsparcie we wdrożeniu i konfiguracji pozwala w pełni wykorzystać możliwości systemu. Nasza firma zajmuje się między innymi wprowadzaniem nowoczesnych technologii z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
Jak to działa w praktyce?
Automatyzacja w księgowości usprawnia przetwarzanie dokumentów, księgowanie transakcji czy wstępną analizę danych, znacząco usprawniając codzienną pracę. Nie eliminuje jednak roli księgowego, który pozostaje niezbędny przy kontroli poprawności, interpretacji przepisów i obsłudze niestandardowych przypadków.
TIP od itDesk
Skonfiguruj powiadomienia push dla najważniejszych zdarzeń w systemie.
Nasze wskazówki są dla Ciebie wartościowe?
Zapytaj o szkolenia, wsparcie czy rozszerzenie Twojego systemu enova365